Agency: Initiative
Function: Project Management
Location: Amsterdam, Netherlands
Job Ref#: 14272
Beschreibung und Anforderungen
Position Summary
Wij zoeken een (ervaren) Client Support Medewerker voor onze locatie in Amsterdam die binnen onze klantteams zorgt voor rust, focus en efficiency op administratief en operationeel gebied en daarmee de samenwerking (met de klant) zo soepel mogelijk laat verlopen.
Ben jij een kei in het efficiënt uitvoeren van operationele en administratieve werkzaamheden die voortvloeien uit de samenwerking met onze klanten? Word jij blij van het verzorgen van een vlekkeloos proces voor iedereen met wie je samenwerkt?
Als Client Support Medewerker ben jij het aanspreekpunt voor alle vragen rondom de (financiële) administratie van onze klanten, de manier waarop processen verlopen, en de operationele tooling binnen het proces ‘Van Briefing tot en met Factuur’. Zowel voor de Campagne Managers en Accountmanagers, als voor Controlling & Finance ben jij degene die vraagstukken kan oppakken en uitzoeken. Binnen de labels waarborg jij de geldende (interne) regels en contractafspraken van klanten op een constructieve manier.
Het team waarin jij terecht komt is Client Support en wordt centraal aangestuurd vanuit Mediabrands. Initiative is onderdeel van IPG Mediabrands, een divisie van de Interpublic Group. Er wordt door onze verschillende bureaus (UM, Reprise, Matterkind, Kinesso, Yune) heen, intensief samengewerkt. op het gebied van Client Support, Business Process Management en Business Intelligence. De inrichting van de Initiative organisatie is gebaseerd op zogenaamde “Crafts” – Client Advice & Management, Strategie, Communications Design, Business Consultancy en Content & Partnerships.
Key Responsibilities
Je bent verantwoordelijk voor het aansturen op een vlekkeloze (financiële) administratie onze klanten. Dit heeft betrekking op het registreren en afhandelen van zowel media, uren als productie. Als team zijn jullie verantwoordelijk voor onder andere onderstaande werkzaamheden:
- Het verzorgen van de financiële afronding van mediaplannen, voor klanten en intern;
- Het beantwoorden van administratie en proces vragen van de klanten
- Het uitvoeren van terugkerende administratieve taken;
- Het maken van begrotingen;
- Het opstellen van rapportages m.b.t. uren, capaciteit en media-omzet;
- Maandelijkse facturatie afstemmen met Controlling + Administratie.
Verder ben je bij de binnenkomst van nieuwe klanten verantwoordelijk voor de implementatie hiervan in onze systemen (Client Onboarding). Je verzamelt de benodigde klantgegevens en bent op de hoogte van commerciële voorwaarden in het klantcontract. Je zorgt ervoor dat in alle systemen de juiste afspraken en tarieven worden verwerkt en dat deze afspraken intern correct worden opgevolgd.
Desired Skills & Experience
- Je hebt een mbo/ hbo denkniveau;
- Je hebt ervaring met administratieve werkzaamheden;
- Je bent nieuwsgierig en proactief;
- Je bent sociaal en hulpvaardig;
- Je bent een team player;
- Je vindt het fijn om te 'servicen’, en bent tegelijkertijd goed in het bewaken van eigen grenzen en die van het team;
- Je bent cijfermatig en gedetailleerd;
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
- Je lost graag (complexe) vraagstukken op;
- Je hebt continue de drive om processen te optimaliseren en efficiëntie te realiseren middels tools en technologie;
- Je hebt ervaring met Excel en kennis van de praktische en snelle toepasbaarheid hiervan (o.a. draaitabellen, grafieken en tabellen);
- Media-ervaring is een pre maar geen vereiste.
- Communicatief vaardig zowel in woord als geschrift (NL en ENG)
Werken bij Mediabrands betekent meer:
Wij bieden een uitdagende, gevarieerde functie waarin je echt het verschil kan maken. Je werkt zelfstandig, maar ook samen met een enthousiast team. We werken in een dynamische omgeving waar intensief wordt gewerkt, maar waar ook ruimte is voor gezelligheid en ontspanning.
- Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring;
- 26 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;
- “Celebrate You Day”; een dag die je geheel naar eigen inzicht mag besteden om te vieren of stil te staan bij iets wat voor jou belangrijk is.
- Werken voor toonaangevende A-merken;
- Leren van 300+ ervaren professionals;
- Onderdeel van een internationaal netwerk;
- Gezellige en bevlogen collega’s;
- Gezamenlijke lunch en middagborrels;
- Koffiebar in gezellig huiskamer;
- Sport, Feestjes, Kerstdiner, Beachparty, Pub quiz;
- Flexibel werken (goede balans tussen kantoor & thuis);
- Goede begeleiding;
- Een Learning & Development afdeling die je zowel op de hard als op de soft skills verder kan helpen ontwikkelen;
- Veel vrijheid om zelf initiatieven te ontwikkelen;
- Mogelijkheid tot werken in en vanuit het buitenland (maximaal 45 dagen per jaar).
Jouw plek in de organisatie:
Je rapporteert aan: Group Operations Director
Je werkt samen met: Client Support Medewerkers, Campagne managers,
Je wordt begeleid door: Een buddy (met een 100-dagen inwerkplan)
Jouw sollicitatieprocedure
- Je solliciteert op de vacature;
- Binnen een week bekijken wij je sollicitatie en hoor je of wij je uitnodigen voor een gesprek;
- Eerste contact: Wij bellen je om kennis te maken en een afspraak in te plannen;
- Het eerste gesprek: Er volgt een eerste (online) gesprek met potentiële collega’s;
- Is er een match? Dan volgt er een tweede gesprek inclusief een assessment/case;
- Is de match compleet? Dan doen we je met veel plezier een voorstel.
En nu?
Klinkt deze vacature als jouw positie om (verder) te groeien? Open dan onze deuren met jouw sollicitatie en ontdek wie wij zijn. Heb je vragen of behoefte aan meer informatie? Neem dan contact op met ons recruitment team via recruitmentnl@mbww.com
Über uns
Wij zijn Initiative, onderdeel van Mediabrands. We zijn een mediabureau-in-een-flow; we hebben een gedreven team mensen en zijn trots op het diverse pakket met adverteerders waar we voor mogen werken.
Initiative gelooft dat de groei voor onze klanten begint bij kennis van de cultuur. Omdat cultuur het altijd wint van demografie. De beste merken en campagnes zijn een onderdeel van cultuur. Bij Initiative kennen we de cultuur.
Wij weten wat mensen beweegt, wat ze drijft, wat ze bezighoudt en hoe je ze kan bereiken. We weten wat hun ideeën zijn, hun gewoontes en waarom ze zich gedragen zoals ze zich gedragen.
Dankzij onze data, onze unieke onderzoeken en vooral onze mensen staan we continu in contact met de cultuur en vinden we relevante inzichten waarmee een organisatie of merk zich met z’n doelgroep(en) kan verbinden.
Bij Initiative vinden we het welzijn van onze mensen erg belangrijk. Gaat het met onze mensen goed, dan gaat het met Initiative goed. Daarom stimuleren wij iedereen om op structurele basis ruimte in te bouwen voor hun mental welness. Wij vinden het dus oké als je af en toe de tijd neemt om een sportklasje extra te doen, iets langer te lunchen of een stevig rondje buiten te wandelen tussen je meetings door. Sterker nog; wij juichen dat toe!
Ook is er binnen Initiative een People Lead aanwezig die focust op het behoud, de groei en het welzijn van al onze mensen. Spreekt dat je aan? Solliciteer dan snel!